Việc xuất hóa đơn là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng yêu cầu xuất hóa đơn, và điều này có thể gây nhầm lẫn và bất tiện cho các doanh nghiệp. Do đó, cần hiểu rõ các trường hợp phải xuất hóa đơn và các trường hợp không phải xuất hóa đơn để tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa quá trình kinh doanh.
Trong thông tin này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các trường hợp mà doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn và những trường hợp mà không yêu cầu xuất hóa đơn. Chúng ta sẽ đi sâu vào từng loại trường hợp và hiểu rõ các quy định liên quan, đồng thời giải đáp những thắc mắc phổ biến về việc xuất hóa đơn trong hoạt động kinh doanh.
Thông qua thông tin này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về các trường hợp cần và không cần xuất hóa đơn. Bằng cách nắm rõ quy định pháp luật và hiểu rõ từng trường hợp, bạn sẽ có khả năng áp dụng chính sách xuất hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Điều này giúp bạn tránh những vi phạm pháp lý và tối ưu hóa quá trình kinh doanh một cách hiệu quả.
1. Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là một tài liệu kế toán được lập bởi người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ để ghi nhận các giao dịch mua bán và thu nhập từ doanh số bán hàng. Đây là một chứng từ quan trọng để thể hiện quan hệ mua bán và trao đổi giữa người mua và người bán.
2. Các trường hợp phải xuất hóa đơn
2.1 Cơ sở pháp lý cho các trường hợp phải xuất hóa đơn
Các trường hợp phải xuất hóa đơn được quy định trong các văn bản pháp lý sau:
- Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ và xử phạt vi phạm về hóa đơn.
- Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
- Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng.
- Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành luật thuế TNDN.
2.2. Các trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn
Doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà không phân biệt giá trị của hàng hoá hay dịch vụ đều phải xuất hóa đơn cho người mua, bao gồm cả hàng hoá, dịch vụ sử dụng cho mục đích khuyến mãi, hàng mẫu, quảng cáo, trao đổi, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ hoặc trả thay lương.
Trước ngày 01/11/2020:
- Đối với hóa đơn giấy: Khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ với giá trị dưới 200.000 đồng/lần bán và người mua không yêu cầu xuất hóa đơn, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn, người bán phải tuân thủ quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Đối với hóa đơn điện tử: Người bán phải xuất hóa đơn cho người mua hàng hoá hoặc dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, kể cả khi người mua không yêu cầu lấy hóa đơn. Nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn cho hàng hoá hoặc dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng, người bán cũng phải tuân thủ quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Sau ngày 01/11/2020:
Các doanh nghiệp không được phép sử dụng hóa đơn giấy, tuy nhiên, nếu đã có hóa đơn giấy, có thể sử dụng song song với hóa đơn điện tử.
Khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ mà không phân biệt giá trị từng lần bán, doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho người mua. Từ ngày 01/11/2020, 100% doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 4 Khoản 1 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Vì vậy, kể từ ngày 01/11/2020, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử đúng quy định và ghi đầy đủ thông tin, không phụ thuộc vào việc người mua yêu cầu hay không yêu cầu lấy hóa đơn.
Nếu doanh nghiệp không xuất hóa đơn theo quy định, sẽ bị phạt theo quy định tại Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Số tiền phạt có thể từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng nếu không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định về bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ đối với các trường hợp hàng hoá khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu và từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng cho các trường hợp vi phạm khác (trừ các hành vi quy định khác).
3. Các trường hợp không phải xuất hóa đơn
3.1 Các trường hợp không phải xuất hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ có tổng số tiền thanh toán dưới 200.000 đồng/lần bán thì không cần lập hóa đơn, trừ khi người mua yêu cầu lập và nhận hóa đơn.
Người bán cuối ngày thống kê số lượng hàng đã bán có giá trị dưới 200.000 đồng theo thứ tự hàng hóa bán ra trong ngày. Tất cả doanh số này sẽ được tổng hợp và lập hóa đơn theo danh sách.
Vì vậy, nếu mỗi lần giao dịch trên 200.000 đồng mà người mua không yêu cầu hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn, ghi rõ thông tin giao dịch mua bán. Phần thông tin về người mua cần ghi rõ là không lập hóa đơn do người mua không yêu cầu hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
3.2 Các trường hợp không phải xuất hóa đơn theo Thông tư 219/2013/TT-BTC
Theo quy định tại Điều 5 của Thông tư 219/2013/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2013, có các trường hợp không phải xuất hóa đơn GTGT và không cần tính nộp thuế GTGT:
- Các khoản phải thu như tiền thưởng, hỗ trợ, bồi thường, tiền chuyển nhượng hoặc các khoản thu tài chính khác, đơn vị chỉ cần lập chứng từ thu.
- Giao dịch mua dịch vụ của tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, cá nhân không sống tại Việt Nam nhưng thực hiện dịch vụ ở ngoài Việt Nam, dịch vụ cho thuê đường truyền dẫn, băng tần vệ tinh nước ngoài theo quy định của pháp luật.
- Giao dịch bán tài sản của các cá nhân, tổ chức không kinh doanh và không phải là người nộp thuế GTGT.
- Các giao dịch chuyển nhượng dự án đầu tư của tổ chức, cá nhân để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Các TSCĐ doanh nghiệp đang sử dụng nhưng đã trích khấu hao tại thời điểm điều chuyển theo giá trị ghi trên sổ kế toán giữa cơ sở kinh doanh và các đơn vị thành viên do một đơn vị kinh doanh sở hữu 100% vốn hoặc giữa các đơn vị thành viên do một đơn vị kinh doanh sở hữu 100% vốn nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Trường hợp các cá nhân, tổ chức góp vốn để thành lập doanh nghiệp.
- Trường hợp thu phí bên thứ ba trong dịch vụ bảo hiểm.
- Doanh thu không liên quan đến giao dịch bán hàng hóa và dịch vụ của cơ sở kinh doanh.
- Thu nhập khi bán hàng hóa, dịch vụ của đại lý và tiền hoa hồng mà bên đại lý được hưởng do bán hàng hóa, dịch vụ không cần lập hóa đơn GTGT.
3.3 Các trường hợp không phải xuất hóa đơn theo Thông tư 78/2014/TT-BTC
Theo Điều 6, Khoản 2.4 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các trường hợp không phải lập hóa đơn đầu vào cho hàng hóa mua vào như sau:
Theo quy định này, các chi phí mua vào hàng hóa, dịch vụ mà không có hóa đơn hoặc chứng từ, chỉ cần lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu 01/TNDN. Không cần lập bảng kê kèm chứng từ thanh toán cho bên bán hàng hóa, dịch vụ.
Giả sử Viện Luật là một chuyên gia viết nội dung tiếng Việt (content expert), hãy viết lại (rewrite, paraphrase) chi tiết từng dòng một trong đoạn văn bên dưới sao cho hấp dẫn, dễ đọc và sát nghĩa, có sử dụng các heading 2 cho các hạng mục trong bài, sử dụng heading 3 nếu cần thiết
3.4 Các trường hợp không phải xuất hóa đơn theo thông tư 119/2014/TT-BTC
Theo quy định tại Điều 3 Khoản 2 Văn bản số 119/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã sửa đổi, bổ sung quy định tại Điều 7 Khoản 4 Văn bản số 219/2013/TT-BTC. Quy định cụ thể như sau:
Trường hợp không phải lập hóa đơn:
Hàng hóa lưu thông nội bộ nhằm mục đích tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh hoặc đảm bảo tính liên tục cung ứng hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn GTGT, nộp thuế GTGT.
Trường hợp đơn vị tự sản xuất, tự xây dựng tài sản cố định để kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng thì đơn vị không phải lập hóa đơn sau khi hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao tài sản.
Đối với trường hợp xuất khẩu vật tư, thiết bị, máy móc, hàng hóa theo hình thức cho mượn, hoàn sẽ không yêu cầu đơn vị kinh doanh xuất hóa đơn, tính nộp thuế GTGT nếu có đầy đủ hợp đồng, chứng từ liên quan đến giao dịch theo quy định
Đơn vị kinh doanh sử dụng hàng hoá, dịch vụ tiêu dùng nội bộ, luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh không phải nộp thuế giá trị gia tăng đầu ra. Tuy nhiên, các đơn vị kinh doanh phải có quy định rõ ràng với các đối tượng và hạn mức hàng hóa, dịch vụ được sử dụng nội bộ theo thẩm quyền quy định.
Các trường hợp phải xuất hóa đơn và không phải xuất hóa đơn đã được trình bày chi tiết trong thông tin trên. Qua đó, bạn đã nắm rõ quy định và hiểu rõ hơn về việc xuất hóa đơn trong hoạt động kinh doanh.
Việc tuân thủ đúng quy định này không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch thương mại của doanh nghiệp. Đồng thời, việc áp dụng đúng quy định giúp bạn tránh được các rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình kinh doanh.
