Khi lập hóa đơn, có thể xảy ra những trường hợp cần thay thế hoặc điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Việc thực hiện lập hóa đơn thay thế và điều chỉnh đòi hỏi sự hiểu biết về quy trình và quy định liên quan, cũng như kỹ năng về hạch toán và thủ tục.
Bạn có thể gặp các vấn đề như việc lập hóa đơn không đúng thông tin, sai sót trong tính toán số tiền, hoặc cần thay đổi thông tin hóa đơn đã lập trước đó. Những lỗi này có thể gây ra rắc rối và ảnh hưởng đến quy trình kế toán và tài chính của công ty.
Để giải quyết các vấn đề trên, quy định theo Thông tư 78 và Nghị định 123 cho phép lập hóa đơn thay thế và điều chỉnh. Việc thực hiện đúng quy trình và quy định sẽ đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật. Bằng cách áp dụng các quy định này, bạn có thể thay đổi thông tin hóa đơn đã lập, điều chỉnh số tiền, và cập nhật thông tin mới theo yêu cầu.
Với kiến thức và kỹ năng về lập hóa đơn thay thế và điều chỉnh theo TT 78 & NĐ 123, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình và thực hiện các thủ tục một cách chính xác. Hãy đồng hành cùng chúng tôi để đảm bảo sự hợp lệ và tuân thủ quy định trong quá trình lập hóa đơn của bạn.
I. LƯU Ý TRƯỚC KHI XỬ LÝ HÓA ĐƠN SAI SÓT
Trước khi tiến hành xử lý hóa đơn sai sót, rất quan trọng để bạn hiểu rõ trường hợp mà bạn đang gặp phải và áp dụng đúng quy trình xử lý.
- Hóa đơn điện tử chưa duyệt ký: Nếu bạn đã tạo lập và lưu nháp hóa đơn điện tử nhưng chưa duyệt ký, bạn có thể gửi thông tin cho khách hàng kiểm tra và chỉnh sửa lại.
- Hóa đơn điện tử đã ký duyệt: Nếu hóa đơn đã ký duyệt bằng chữ ký số và phát hiện sai sót, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trên tờ hóa đơn đó. Trong trường hợp này, bạn cần tạo một hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót.
- Hóa đơn điện tử đã có mã cơ quan thuế chưa gửi cho người mua: Nếu phát hiện sai sót trong hóa đơn này, bạn cần thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới để gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử đã có mã cơ quan thuế hoặc không có mã cơ quan thuế đã gửi cho người mua: Trong trường hợp này, bạn có thể xử lý như sau:
- Sai sót về tên và địa chỉ người mua: Thông báo cho người mua về sai sót trong hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT (trừ khi hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế).
- Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa…: Bạn và người mua có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót. Không cần lập thông báo sai sót gửi cho cơ quan thuế.
Viện Luật sẽ tiếp tục hướng dẫn bạn về quy trình lập hóa đơn thay thế và lập hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
II. CÁCH LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH
Trong trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hóa đơn sai sót, quy trình lập hóa đơn điều chỉnh sẽ được áp dụng như sau:
- Lập văn bản thỏa thuận: Người bán và người mua sẽ thống nhất thông tin sai sót và lập văn bản thỏa thuận. Sau đó, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Thông tin trên tờ hóa đơn điều chỉnh: Tờ hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ thông tin về việc điều chỉnh cho hóa đơn số, ký hiệu, ngày và tháng.
Ngoài ra, còn có các hướng dẫn cụ thể cho việc lập hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp sai sót thông tin và sai sót số tiền.
Lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai sót thông tin:
- Trường hợp sai sót về mã số thuế, hàng hóa, đơn vị tính…: Trên hóa đơn điều chỉnh, thông tin đúng của tên hàng hóa/dịch vụ đã xuất bán, phần đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất sẽ được để trống.
Ví dụ: Công ty A đã xuất bán máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV cho công ty B. Sau đó, phát hiện xuất sai tên hàng hóa thành máy ĐHKK DAIKIN FTKC50UVMV/RKC50UVMV. Hai bên đã thống nhất lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót đó.
Lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai sót số tiền:
- Trường hợp sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, đơn giá, thuế suất hoặc tiền thuế: Khi lập hóa đơn điều chỉnh, chỉ cần ghi số tiền chênh lệch. Nếu điều chỉnh tăng, ghi dấu dương (+); nếu điều chỉnh giảm, ghi dấu âm (-), đúng với số tiền cần điều chỉnh.
Ví dụ: Công ty A đã xuất bán 2 máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV cho công ty B. Sau đó, phát hiện hóa đơn bị sai đơn giá, dẫn đến sai số tiền (thực tế giá bán là 5.500.000 đồng, nhưng trên hóa đơn xuất giá 6.000.000 đồng). Hai bên đã thống nhất lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai sót đó.
Hướng dẫn trên được thực hiện theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
III. HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP HÓA ĐƠN THAY THẾ
Trong trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận với nhau về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót, quy trình lập hóa đơn thay thế sẽ được thực hiện như sau:
- Lập văn bản thỏa thuận: Người bán và người mua sẽ thống nhất thông tin sai sót và lập văn bản thỏa thuận. Sau đó, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Thông tin trên tờ hóa đơn thay thế: Tờ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn có sai sót phải ghi rõ thông tin về việc thay thế cho hóa đơn số, ký hiệu, ngày và tháng.
- Xóa bỏ hóa đơn sai sót: Khi ký phát hành hóa đơn thay thế, hóa đơn sai sót sẽ bị xóa bỏ.
Ví dụ: Công ty A đã xuất bán 2 máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV cho công ty B. Sau đó, phát hiện hóa đơn bị sai đơn giá, dẫn đến sai số tiền (thực tế giá bán là 5.500.000 đồng, nhưng trên hóa đơn xuất giá 6.000.000 đồng). Hai bên đã thống nhất lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót đó.
IV. MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI LẬP HÓA ĐƠN THAY THẾ VÀ HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH
- Thời điểm xuất hóa đơn mới: Khi gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế, cần chờ đến khi nhận được thông báo trả lời của cơ quan thuế để tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Không chỉ cần gửi thông báo sai sót mà không có sự phê duyệt từ cơ quan thuế.
- Hủy hóa đơn và xuất hóa đơn mới: Nếu hóa đơn đã được gửi cho người mua và phát hiện sai sót, người bán có thể thực hiện hủy hóa đơn đó và xuất lại hóa đơn mới mà không cần chọn xuất thay thế/điều chỉnh. Trên hóa đơn mới không cần có dòng chữ thay thế/điều chỉnh cho hóa đơn số cũ.
- Thông báo sai sót: Thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT có thể được làm cho từng hóa đơn sai sót hoặc nhiều hóa đơn. Thời điểm gửi thông báo sẽ tuân theo quy định của cơ quan thuế.
- Lần thay thế/điều chỉnh tiếp theo: Trong trường hợp lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn vẫn bị sai sót, lần thay thế/điều chỉnh tiếp theo sẽ được thực hiện trên hóa đơn đầu tiên hoặc trên lần thay thế/điều chỉnh gần nhất.
Những câu hỏi này thường gặp trong quá trình lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, và có quy định cụ thể trong Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trên đây là những thông tin cơ bản về lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 & NĐ 123. Việc hiểu rõ quy trình và quy định liên quan đến lập hóa đơn là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.
Nếu bạn cần thay đổi thông tin hóa đơn đã lập trước đó hoặc điều chỉnh số tiền, hãy áp dụng quy trình và thủ tục theo quy định để đảm bảo tính hợp lệ và phù hợp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn chi tiết hơn, hãy tìm đến các chuyên gia hoặc cơ quan có thẩm quyền để được hỗ trợ.
Chúng tôi hy vọng rằng thông tin trong bài đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình lập hóa đơn thay thế và điều chỉnh. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn trong việc hiểu rõ hơn về vấn đề này và đạt được sự tuân thủ tốt nhất trong quá trình kế toán và tài chính của bạn.
