Phương pháp hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác (TK 138) là một vấn đề phổ biến trong lĩnh vực kế toán. Rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xử lý và hạch toán đúng các khoản phải thu khác vào tài khoản này. Sự không chính xác và thiếu hiểu biết về phương pháp này có thể gây ra những sai sót và rủi ro trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
- Không hiểu rõ về cách hạch toán và xử lý tài khoản 138 – Phải thu khác
- Thiếu kiến thức về quy trình và quy định hạch toán tài khoản này
- Khó khăn trong việc phân loại và xác định các khoản phải thu khác
- Lo ngại về việc gây ra sai sót và rủi ro tài chính do không thực hiện đúng phương pháp hạch toán
Để giải quyết các vấn đề trên, cần thực hiện các biện pháp sau:
- Nắm vững quy trình và quy định hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác
- Nghiên cứu và áp dụng phương pháp hạch toán chính xác và theo đúng quy định
- Đào tạo nhân viên về kiến thức và kỹ năng liên quan đến hạch toán tài khoản này
- Thực hiện kiểm tra và giám sát định kỳ để phát hiện và sửa chữa các sai sót trong quá trình hạch toán
- Áp dụng hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ để tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong việc hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác.
Với những biện pháp trên, doanh nghiệp sẽ có khả năng xử lý và hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác một cách chính xác, giúp tăng cường quản lý tài chính và tránh các rủi ro liên quan đến hạch toán sai sót.
I. KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH
1. Nội dung phản ánh
Tài khoản 138 – Phải thu khác có vai trò phản ánh các khoản nợ phải thu không thuộc phạm vi của tài khoản 131 – phải thu khách hàng và tài khoản 136 – phải thu nội bộ. Nội dung phản ánh trong tài khoản 138 theo Thông tư 200 bao gồm các thông tin sau:
- Các tài sản bị thiếu trưng ra nhưng chưa xác định được nguyên nhân, cần chờ xử lý.
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (cả trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra, đã được bồi thường.
- Các khoản cho vay bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho vay bằng tiền thì hạch toán là cho vay trên TK 1283).
- Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đầu tư XDCB, cổ phần sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi.
- Các khoản chi hộ phải thu hồi, ví dụ như các khoản bên nhận ủy thác XNK chi hộ, cho bên giao ủy thác XK về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác và các khoản thuế.
- Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, ví dụ như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa.
- Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính.
- Số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp mang đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác có quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.
- Các khoản phải thu khác ngoài các khoản đã được nêu trên.
II. KẾT CẤU TÀI KHOẢN
1. Bên Nợ
- Phản ánh giá trị tài sản thiếu đang chờ giải quyết.
- Phải thu của cá nhân, tập thể (cả trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay.
- Số tiền phải thu về phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.
- Khoản phải thu tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ hoạt động đầu tư tài chính.
- Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi lại, các khoản nợ phải thu khác.
- Xem xét lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam).
2. Bên Có
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định trong biên bản xử lý.
- Kết chuyển các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.
- Số tiền đã thu được của các khoản nợ phải thu khác.
- Xem xét lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam).
- Số dư: Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được của doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Tài khoản phải thu khác – 138 có thể có số dư bên Có để phản ánh số tiền đã thu lớn hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong thể hiện chi tiết từng đối tượng cụ thể).
- Tài khoản phải thu khác có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, đang chờ quyết định xử lý.
- TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Phản ánh khoản phải thu về cổ phần hóa mà doanh nghiệp đã chi ra, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, bị mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá.
- TK 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu được phản ánh ở các TK 131, 133, 136 và TK 1381, 1385, như phải thu: các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; các khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản.
III. CÂU HỎI LIÊN QUAN ĐẾN TÀI KHOẢN 138 – PHẢI THU KHÁC
- Vào ngày 01/10/2022 công ty chúng tôi kiểm kê kho và phát hiện thiếu một tài sản cố định có giá trị ban đầu là 30 triệu đồng, đã khấu hao hết 25 triệu đồng nhưng chưa biết nguyên nhân thiếu. Hãy hướng dẫn kế toán xử lý vụ này.
- Doanh nghiệp đã chuyển tiền thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp số tiền 10.000.000 bằng tài khoản công ty, nhưng do sai thông tin tài khoản dẫn đến số tiền bị hoàn lại. Hãy hướng dẫn cách hạch toán trong trường hợp này.
Tóm lại, phương pháp hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác (TK 138) đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng phương pháp này giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc xử lý các khoản phải thu khác. Điều quan trọng là nhân viên kế toán cần nắm vững quy trình và quy định hạch toán, đồng thời được đào tạo để có kiến thức và kỹ năng phù hợp.
Sử dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ và giám sát quá trình hạch toán cũng mang lại lợi ích đáng kể. Tổ chức kiểm tra và đánh giá định kỳ giúp phát hiện và sửa chữa các sai sót, từ đó nâng cao chất lượng quản lý tài chính và tránh rủi ro liên quan đến hạch toán.
