- Hiểu rõ khái niệm “khoản phải thu” và sự khác nhau giữa khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn.
- Cần có thông tin chi tiết về các đặc điểm và định nghĩa của khoản phải thu trong tài khoản.
- Gặp khó khăn trong việc so sánh và đối chiếu giữa khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn.
- Giới thiệu về khoản phải thu và giải thích khái niệm của nó.
- Phân tích sự khác nhau giữa khoản phải thu ngắn hạn và khoản phải thu dài hạn.
- Cung cấp các ví dụ và trường hợp minh họa để làm rõ hơn về từng loại khoản phải thu.
- Đưa ra lợi ích và tác động của việc quản lý và đối chiếu khoản phải thu đối với doanh nghiệp.
- Cung cấp hướng dẫn về cách xác định và hạch toán khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn.
- Chia sẻ các phương pháp hiệu quả để quản lý và kiểm soát khoản phải thu.
- Đề xuất các biện pháp cần thiết để tăng cường khả năng đối chiếu và đánh giá hiệu quả của khoản phải thu.
- Khuyến nghị các quy trình và tiêu chuẩn tốt nhất trong việc quản lý khoản phải thu để đảm bảo sự ổn định và tăng cường sự tin cậy trong tài chính doanh nghiệp.
Mở bài với việc giải thích rõ ràng về khoản phải thu và khác nhau giữa khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn. Tiếp đó, sẽ trình bày các ví dụ và trường hợp minh họa để minh chứng cho từng loại khoản phải thu. Cuối cùng, đưa ra các hướng dẫn và khuyến nghị để quản lý và đối chiếu khoản phải thu một cách hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
I. KHOẢN PHẢI THU – TÀI SẢN QUAN TRỌNG CỦA DOANH NGHIỆP
Khoản phải thu là một loại tài sản lưu động của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong khả năng thanh toán. Để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong kế toán, các khoản phải thu cần được hạch toán chi tiết, chính xác và kịp thời theo từng đối tượng và loại hợp đồng.
Nợ phải thu phản ánh các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thu và tình trạng thanh toán của những khoản nợ đó trong quá trình kinh doanh và sản xuất.
II. CÁC KHOẢN PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP
1. Phải thu từ khách hàng
1.1 Khái niệm phải thu từ khách hàng
Phải thu từ khách hàng là những khoản tiền mà khách hàng mua hàng hoặc dịch vụ từ doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán.
1.2 Hạch toán phải thu từ khách hàng
Để ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng, chúng ta sử dụng tài khoản 131. Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu và quá trình thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng liên quan đến tiền bán hàng, hàng hoá, bất động sản (BĐS) đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), dịch vụ cung cấp, vv.
1.3 Nguyên tắc kế toán phải thu từ khách hàng
- Hạch toán chi tiết và cụ thể cho từng đối tượng phải thu và từng khoản phải thu, theo dõi sự thu hồi của khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn và ghi chép mỗi lần thanh toán.
- Đối tượng phải thu là khách hàng có liên quan kinh tế với doanh nghiệp, bao gồm việc mua hàng hóa, sản phẩm, nhận cung cấp hàng hoá, dịch vụ, BĐS đầu tư, TSCĐ, vv.
- Không ghi nhận các giao dịch tiền mặt, séc hoặc thu qua ngân hàng vào tài khoản này.
- Cần phân loại các khoản nợ, bao gồm nợ đúng hạn, nợ khó đòi, nợ không thể thu hồi, và lập dự phòng cho khoản nợ không thể thu hồi.
- Trong trường hợp hợp đồng mua bán, nếu doanh nghiệp cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ không đáp ứng đúng hợp đồng, khách hàng có quyền yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng đã nhận.
Ví dụ:
Công ty A bán đơn hàng cho công ty B gồm 100 chiếc loa, với giá đơn vị 500.000 đồng và thuế GTGT 10%, chưa thanh toán.
Kế toán ghi nhận và hạch toán như sau:
Công ty A: Ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng B
Nợ tài khoản 131 (B): 55.000.000 đồng;
Có tài khoản 5111: 50.000.000 đồng (100 chiếc x 500.000 đồng/chiếc);
Có tài khoản 33311: 5.000.000 đồng (50.000.000 đồng x 10%).
2. PHẢI THU NỘI BỘ – KẾ TOÁN VÀ HẠCH TOÁN
2.1 Khái niệm về phải thu nội bộ
Phải thu nội bộ là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với cấp trên, đơn vị trực thuộc, phụ thuộc hoặc tổng công ty liên quan đến việc chi hộ, thu hộ, trả hộ. Đây là những khoản mà đơn vị cấp dưới có trách nhiệm nộp lên cấp trên hoặc cấp trên cung cấp cho cấp dưới.
2.2 Hạch toán phải thu nội bộ
Để ghi nhận phải thu nội bộ, ta sử dụng tài khoản 136, bao gồm tài khoản con 1361 và 1362.
Tài khoản 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc: Đây là tài khoản chỉ có ở đơn vị cấp trên nhằm phản ánh số vốn hiện có tại đơn vị trực thuộc, được cấp trên cung cấp trực tiếp hoặc hình thành từ các phương thức khác. Tài khoản này không phản ánh số vốn mà công ty mẹ đầu tư vào công ty con, mà được thể hiện qua tài khoản 221; Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ: Đây là tài khoản phản ánh tất cả các khoản phải thu nội bộ khác giữa các đơn vị nội bộ.
2.3 Nguyên tắc kế toán phải thu nội bộ
Doanh nghiệp cấp trên:
- Cấp trên cung cấp vốn, quỹ hoặc kinh phí cho cấp dưới;
- Cấp trên cho cấp dưới vay vốn kinh doanh;
- Cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định;
- Cấp dưới thu hộ các khoản được giao;
- Cấp trên đã thanh toán hộ cho cấp dưới;
- Các khoản thu khác.
Doanh nghiệp cấp dưới:
- Các khoản được cấp trên giao nhưng chưa nhận (trừ vốn kinh doanh và kinh phí);
- Khoản vay vốn kinh doanh;
- Cấp trên thu hộ các khoản;
- Các khoản đã thanh toán hộ cho cấp trên và cấp dưới khác.
Lưu ý:
Tài khoản 136 cần được hạch toán chi tiết cho từng đơn vị liên quan đến thanh toán và theo dõi từng khoản phải thu nội bộ. Cuối kỳ, cần đối chiếu tài khoản 136 và 336. Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân, đưa ra giải pháp và điều chỉnh kịp thời.
Ví dụ:
Công ty mẹ thanh toán hộ cho nhà cung cấp A 110.000.000 đồng qua ngân hàng thay cho công ty con.
Hạch toán của công ty mẹ như sau:
Chi hộ: Nợ tài khoản 1368: 110.000.000 đồng;
Có tài khoản 112: 110.000.000 đồng.
Khi nhận được tiền từ công ty con: Nợ tài khoản 112: 110.000.000 đồng; Có tài khoản 1368: 110.000.000 đồng.
3. PHẢI THU KHÁC – KẾ
3.1 Khái niệm về phải thu khác
Phải thu khác là các khoản phải thu không thuộc vào phải thu khách hàng và phải thu nội bộ.
3.2 Hạch toán phải thu khác
Để ghi nhận phải thu khác, ta sử dụng tài khoản 138.
3.3 Nguyên tắc kế toán phải thu khác
Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu nằm ngoài phạm vi của tài khoản phải thu (131, 136) và tình trạng thanh toán của các khoản nợ này, bao gồm:
- Giá trị tài sản thiếu được phát hiện nhưng chưa xác định nguyên nhân, cần chờ xử lý;
- Các khoản phải thu liên quan đến bồi thường vật chất, giá trị do các cá nhân hoặc tập thể gây ra, ví dụ như làm mất quỹ, tài sản của công ty, gây thiệt hại cho công ty và đã có biên bản xử lý vi phạm và hướng giải quyết cụ thể;
- Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận từ hoạt động đầu tư tài chính;
- Các khoản phải thu khác ngoại trừ các khoản đã được phản ánh ở trên.
Ví dụ:
Cuối tháng, kiểm quỹ phát hiện thiếu 10.000.000 đồng và thủ quỹ chịu trách nhiệm bồi thường bằng cách trừ vào lương.
Hạch toán như sau:
Thiếu quỹ: Nợ tài khoản 138: 10.000.000 đồng;
Có tài khoản 1111: 10.000.000 đồng.
Khi có biên bản xử lý bồi thường: Nợ tài khoản 334: 10.000.000 đồng;
Có tài khoản 138: 10.000.000 đồng.
III. PHÂN BIỆT KHOẢN PHẢI THU NGẮN HẠN VÀ PHẢI THU DÀI HẠN
1. Điểm giống nhau
Cả phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn đều là các khoản phải thu của doanh nghiệp, đại diện cho tài sản lưu động có khả năng thanh toán tương đối cao.
2. Điểm khác nhau
2.1. Chỉ tiêu
Phải thu ngắn hạn:
- Được thu hồi trong thời gian không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường.
Phải thu dài hạn:
- Cần thu hồi trong thời gian trên 12 tháng hoặc lâu hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường.
2.2. Các khoản phải thu
Phải thu ngắn hạn:
- Phải thu từ khách hàng.
- Các khoản trả trước cho người bán.
- Phải thu nội bộ trong khoảng thời gian ngắn.
- Các khoản phải thu từ việc cho vay trong khoảng thời gian ngắn.
Phải thu dài hạn:
- Phải thu từ khách hàng.
- Các khoản trả trước cho người bán có kỳ hạn lâu dài.
- Phải thu nội bộ trong khoảng thời gian dài.
- Các khoản phải thu từ việc cho vay trong khoảng thời gian dài.
IV. MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ KHOẢN PHẢI THU
- Tính thanh khoản của nợ phải thu ngắn hạn cao hay thấp?
- Tại sao tài khoản 131 ghi nhận bên nợ?
- Làm thế nào để hạch toán khi khách hàng thanh toán trước?
Trên đây là một tóm tắt về khoản phải thu và sự so sánh giữa khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn. Khoản phải thu là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đại diện cho các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền đòi hỏi từ các bên khác.
Khoản phải thu ngắn hạn thường có chu kỳ thu hồi ngắn hơn, trong khi khoản phải thu dài hạn có chu kỳ thu hồi lâu hơn. Đối với doanh nghiệp, việc quản lý và đối chiếu khoản phải thu đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo sự ổn định tài chính và tăng cường khả năng hoạt động kinh doanh.
