Khi thực hiện bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, một trong những vấn đề quan trọng là xác định thời điểm nào là thích hợp để lập hóa đơn điện tử. Với quy trình kinh doanh ngày càng phức tạp, việc đưa ra quyết định này có thể gặp phải những khó khăn và thách thức sau:
- Thiếu hiểu biết về quy định: Doanh nghiệp có thể chưa nắm vững các quy định liên quan đến thời điểm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả luật pháp và hướng dẫn của cơ quan chức năng.
- Khả năng áp dụng: Đôi khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc áp dụng quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử vào quy trình kinh doanh hiện tại.
Vấn đề này cần được giải quyết một cách cẩn thận để đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử phù hợp sẽ đảm bảo tính chính xác và đúng thời gian của hóa đơn, từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định liên quan.
Để xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:
- Nghiên cứu quy định pháp lý: Tìm hiểu kỹ luật pháp và hướng dẫn của cơ quan chức năng về thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Điều chỉnh quy trình kinh doanh: Đánh giá và điều chỉnh quy trình kinh doanh hiện tại để đảm bảo tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Áp dụng các phần mềm, hệ thống quản lý để tự động hoá quy trình lập hóa đơn điện tử và đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình lập hóa đơn điện tử và cung cấp hướng dẫn cụ thể về thời điểm lập hóa đơn.
Với các giải pháp này, doanh nghiệp có thể xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả, đồng thời tuân thủ đúng quy định pháp lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
I. QUY ĐỊNH THỜI ĐIỂM LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ (CÁC TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ)
Trong việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn luôn là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn để giảm rủi ro và tránh sai sót không đáng có. Dưới đây là các quy định về thời điểm lập hóa đơn cho từng trường hợp cụ thể theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
1. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
1.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với doanh nghiệp bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
1.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền. Trường hợp doanh nghiệp có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
2. Trường hợp bán hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc cung cấp dịch vụ bàn giao từng hạng mục, công đoạn, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn điện tử tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.
3. Các loại doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử theo kỳ
Đối với các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, thường xuyên, cần phải có thời gian đối soát giữa nhà cung cấp và khách hàng. Các loại doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh như dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho ngành vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu, cung cấp điện, nước, truyền hình, bưu chính chuyển phát, viễn thông, logistic và công nghệ thông tin đều có quy định thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát giữa các bên, không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
4. Thời điểm lập HĐĐT cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin
Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu theo hợp đồng kinh tế của các bên, chậm nhất không quá tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ. Trường hợp bán thẻ trả trước hoặc thu cước hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ nhưng không yêu cầu xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ tổng hợp doanh thu phát sinh và lập hóa đơn chung cho người mua không lấy hóa đơn.
5. Doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt và tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
5.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt
Thời điểm lập hóa đơn là khi doanh nghiệp hoàn tất nghiệm thu và bàn giao công trình, hạng mục, hoàn thành thi công lắp đặt, không quan trọng đã thu tiền hay chưa.
5.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây nhà để bán, chuyển nhượng
- Đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao cho khách hàng.
- Chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
6. Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp cho người tiêu dùng
- Nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn, cuối ngày, cơ sở kinh doanh tổng hợp dữ liệu từ phiếu tính tiền trên hệ thống máy tính tiền của các cửa hàng để ghi nhận doanh thu trong ngày và lập một hóa đơn tổng hợp.
- Nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn, cơ sở kinh doanh sẽ lập hóa đơn tại thời điểm in phiếu tính tiền để giao cho khách hàng.
7. Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng
Thời điểm lập hóa đơn là khi kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu không có mã cơ quan thuế, do đó cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đã lập cho trường hợp khách hàng là cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
8. Cơ sở kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm để tính tiền
- Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, đơn vị kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi sẽ gửi thông tin về chuyến đi cho khách hàng và cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế. Thông tin bao gồm tên đơn vị kinh doanh, biển kiểm soát xe, cự ly chuyến đi và tổng tiền khách hàng phải trả.
- Nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn, khách hàng sẽ cập nhật thông tin xuất hóa đơn vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Đơn vị kinh doanh sẽ gửi hóa đơn cho khách hàng và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
9. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa ủy thác nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu
Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 13 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Khi cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, thì thời điểm trả hàng cho bên đơn vị ủy thác nhập khẩu sẽ sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp chưa nộp thuế, khi trả hàng cho bên ủy thác nhập khẩu, đơn vị chỉ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm chứng từ lưu thông trên thị trường.
10. Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý
Các cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh sử dụng phần mềm quản lý trong quá trình khám chữa bệnh và quản lý viện phí. Mỗi giao dịch khám chữa bệnh và các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm được in phiếu thu tiền và lưu trên hệ thống Công nghệ thông tin.
- Nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn, cuối ngày, cơ sở kinh doanh tổng hợp thông tin về khám chữa bệnh và thông tin phiếu thu tiền để ghi nhận doanh thu và lập một hóa đơn chung cho dịch vụ trong ngày.
- Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn, cơ sở kinh doanh sẽ lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng.
II. MỘT SỐ CÂU HỎI VỀ THỜI ĐIỂM LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, CUNG CẤP DỊCH VỤ
- Bán hàng hóa cho khách vãng lai dưới 200.000đ/lần có yêu cầu lập hóa đơn điện tử?
- Bán hàng hóa xuất khẩu có yêu cầu lập hóa đơn điện tử?
- Ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn điện tử có thể khác nhau không?
- Lập hóa đơn điện tử sai thời điểm có bị phạt không?
Trong quá trình kinh doanh, việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử cho hàng hóa và dịch vụ là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Bằng cách nghiên cứu quy định pháp lý, điều chỉnh quy trình kinh doanh, sử dụng công nghệ hỗ trợ và đào tạo nhân viên, doanh nghiệp có thể xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả.
Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định liên quan, đồng thời tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và xây dựng uy tín cho doanh nghiệp trên thị trường. Việc thực hiện đúng quy trình lập hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh bền vững và tuân thủ quy định pháp lý.
