Quy định hạch toán và xuất hóa đơn cho quà tặng nhân viên

I. HÀNG CHO BIẾU TẶNG NHÂN VIÊN CÓ PHẢI LẬP, XUẤT HÓA ĐƠN?

1. Xuất hóa đơn cho hàng quà tặng cho nhân viên

Căn cứ vào quy định pháp lý về hàng quà tặng, ta có:

• Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho nhân viên.
• Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi cho, biếu, tặng hàng hoá và dịch vụ cho nhân viên, cần lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), ghi đầy đủ thông tin và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng.

2. Quy trình xuất hóa đơn cho quà tặng nhân viên

Quy trình xuất hóa đơn cho hàng quà tặng không thu tiền được quy định như sau:

• Phần thông tin người mua: Ghi tên doanh nghiệp.
• Phần hình thức thanh toán: Vì hàng quà tặng không thu tiền, không hiển thị TM/CK.
• Phần nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: Ghi thêm “Hàng tặng không thu tiền” để hạch toán vào chi phí.
• Phần đơn giá: Là giá trị hàng hoá dịch vụ tại thời điểm phát sinh.
• Phần thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán được ghi nhận như hóa đơn thông thường.

II. CÁCH HẠCH TOÁN HÀNG QUÀ TẶNG CHO NHÂN VIÊN

1. Hàng quà tặng cho nhân viên không qua kho

• Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán
• Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: Công ABC mua quà lưu niệm tặng nhân viên nhân dịp kỷ niệm thành lập công ty, có giá trị tính thuế trên hóa đơn là 20.000.000đ, VAT là 2.000.000đ đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.

➜ Hạch toán hàng hóa như sau:

Nợ TK 642: 20.000.000đ Nợ TK 133: 2.000.000đ

Có TK 112: 22.000.000đ

2. Hàng quà tặng qua kho

• Nợ 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
• Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán
• Nợ 642 – Chi phí quản lý DN
• Có 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
• Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: Công DEF nhập kho bánh trung thu để tặng nhân viên nhân dịp tết trung thu, có giá trị tính thuế trên hóa đơn là 30.000.000đ, VAT là 3.000.000đ, chưa thanh toán.

➜ Hạch toán hàng hóa như sau:

Khi mua hàng về:

Nợ TK 156: 30.000.000đ Nợ TK 1331: 3.000.000đ

Có TK 331: 33.000.000đ

Khi xuất quà tặng:

Nợ TK 642: 33.000.000đ

Có TK 156: 30.000.000đ Có TK 3331: 3.000.000đ

3. Hàng quà tặng từ quỹ khen thưởng phúc lợi

• Nợ 353 – Quỹ khen thưởng & phúc lợi
• Có 5111 – Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ
• Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp
• Nợ 632 – Giá vốn hàng bán
• Có 152, 153, 155, 156 – Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa

III. CHI PHÍ QUÀ TẶNG CHO NHÂN VIÊN LÀM SAO ĐỂ GHI NHẬN LÀ CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ?

1. Chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viên

Để ghi nhận chi phí mua quà tặng tết nguyên đán vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần có các chứng từ sau:

• Hợp đồng mua bán (nếu có).
• Hóa đơn mua quà tặng.
• Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi).
• Hóa đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất).
• Danh sách nhân viên nhận quà và xác nhận từ họ.
• Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên.
• Các quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ, lương thưởng, thỏa ước lao động và hợp đồng lao động tại doanh nghiệp.

2. Chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu

Đối với chi phí mua bánh trung thu làm quà biếu tặng, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị các chứng từ và hồ sơ tương tự như trường hợp quà tặng tết nguyên đán để ghi nhận là chi phí được trừ.

Theo quy định tại Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC, các khoản chi có tính chất phúc lợi như quà tặng, phải đáp ứng các điều kiện sau để được trừ:

a) Khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định. c) Khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa và dịch vụ từng lần với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả thuế GTGT) và phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

3. Chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên

Đối với chi phí mua quà biếu tặng nhân viên vào các dịp 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật, các điều kiện ghi nhận là chi phí được trừ tương tự như hai trường hợp trên.

Tuy nhiên, nếu giá trị mua hàng hóa làm quà tặng nhân viên trong những dịp này dưới 200.000 đồng/người, doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập một hóa đơn chung (theo Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP).

IV. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ HÀNG CHO BIẾU TẶNG NHÂN VIÊN

1. Sử dụng hóa đơn bán hàng cho hàng biếu tặng nhân viên và khấu trừ thuế giá trị gia tăng

Công ty đã lập hóa đơn bán hàng cho hàng biếu tặng nhân viên, vậy liệu có thể sử dụng hóa đơn này để khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?

2. Lập hóa đơn đầu ra cho các khoản chi phí phúc lợi nhân viên

Các khoản chi phí phúc lợi nhân viên như du lịch nghỉ mát hàng năm, tiệc tất niên, khám sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ… liệu công ty có cần lập hóa đơn đầu ra cho những khoản này không?

3. Xử lý khi chưa lập hóa đơn cho quà tặng nhân viên

Trước đây công ty đã tặng quà cho nhân viên mà chưa lập hóa đơn, vậy công ty cần xử lý như thế nào trong trường hợp này?

4. Mức chi phí khống chế cho quà biếu tặng nhân viên

Quà cho biếu tặng nhân viên có bị giới hạn về mức chi phí không?

5. Ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp cho quà biếu tặng nhân viên

Có cần ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với quà biếu tặng nhân viên hay không?