Hiện nay, việc quản lý và sử dụng hóa đơn giấy trong quá trình giao dịch kinh doanh gặp nhiều khó khăn và hạn chế. Hóa đơn giấy dễ bị mất, hỏng hóc, gây ra phiền toái trong việc lưu trữ và tra cứu. Ngoài ra, việc in ấn và phân phối hóa đơn giấy cũng tốn kém về chi phí và thời gian.
Thông tư 78 và Nghị định 123 đã ban hành để giải quyết những vấn đề trên bằng cách quy định và khuyến khích việc sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử giúp thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng các phiên bản điện tử, đảm bảo tính bảo mật, chính xác và dễ dàng quản lý.
Sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Việc chuyển sang hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu tác động đến môi trường, tăng cường tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài chính.
Trong thông tin này, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về quy định và hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Bạn sẽ tìm hiểu về các yêu cầu và điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cách thức chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, cũng như các lợi ích và quyền lợi của việc sử dụng hóa đơn điện tử. Hãy cùng khám phá những cải tiến mới nhất trong quy trình kinh doanh và quản lý tài chính của bạn với hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
I. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
1.1 Quy định trong Điều 3 của Thông Tư 78 cho phép doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và tổ chức khác có quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ. Hóa đơn điện tử này có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện đầy đủ thông tin về các bên liên quan.
1.2 Bên Nhận Ủy Nhiệm phải đáp ứng các điều kiện như có quan hệ liên kết với Bên Ủy Nhiệm, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Quan hệ liên kết sẽ được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
1.3 Việc ủy nhiệm lập hóa đơn phải được ghi nhận bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) và phải thể hiện đầy đủ thông tin về Bên Ủy Nhiệm và Bên Nhận Ủy Nhiệm, thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn và phương thức thanh toán.
1.4 Việc ủy nhiệm được coi là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Bên Ủy Nhiệm và Bên Nhận Ủy Nhiệm phải thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận giữa các bên.
1.5 Bên Ủy Nhiệm và Bên Nhận Ủy Nhiệm có trách nhiệm niêm yết hoặc thông báo công khai về việc ủy nhiệm lập hóa đơn, lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi được yêu cầu. Nếu hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, Bên Ủy Nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Bên Nhận Ủy Nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo thực tế và tuân thủ quy định pháp luật về ủy nhiệm lập hóa đơn.
II. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử
2.1 Cải tiến so với Thông Tư 68/2019/TT-BTC, Thông Tư 78 đã bổ sung các quy định mới về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:
2.1.1 Thêm hai Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Sử dụng một chữ số để phản ánh hai loại hóa đơn điện tử mới, gồm: 5 – Hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử khác có nội dung tương tự hóa đơn điện tử; 6 – Chứng từ điện tử sử dụng và quản lý như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
2.1.2 Về ký hiệu hóa đơn điện tử, Thông Tư 78 giữ nguyên quy định đối với ba ký tự đầu (phản ánh loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không mã và phản ánh năm lập hóa đơn) và hai ký tự cuối (do người bán tự xác định để quản lý). Thêm bốn loại ký tự mới để thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
a) Chữ N: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
b) Chữ B: Áp dụng cho phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
c) Chữ G: Áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
d) Chữ H: Áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
III. Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
3.1 Điều 5.1 và 5.2 của Thông Tư 78 quy định về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không mã (i) có nhu cầu chuyển đổi; hoặc (ii) thuộc trường hợp được xác định có rủi ro cao về thuế.
3.2 Trong trường hợp được xác định có rủi ro cao về thuế, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ hóa đơn điện tử không mã sang có mã của cơ quan thuế) trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo. Sau mười hai tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người nộp thuế có thể yêu cầu thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử để cơ quan thuế xem xét và quyết định.
IV. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng
Ngoài các thời điểm lập hóa đơn trong Nghị Định 123, Thông Tư 78 cũng có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng:
4.1 Trong trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng có ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kêhoặc chứng từ khác có xác nhận của cả hai bên, thì thời điểm lập hóa đơn không vượt quá ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.
4.2 Trong trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc tổ chức khác), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không vượt quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
V. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
5.1 Quy định về xử lý hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
a) Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán và người mua có thể điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử có sai sót. Nếu hai bên đồng ý, người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Các hóa đơn điện tử điều chỉnh phải được ghi chú “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b) Đối với ngành hàng không, hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không không được phép xuất hóa đơn cho trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
c) Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và đã thông báo cho người bán để kiểm tra, nhưng người bán không trả lời trong thời hạn, cơ quan thuế vẫn phải tiếp tục thông báo về sai sót cho người bán. Cơ quan thuế chỉ được thông báo tối đa hai lần; nếu sau thời hạn thông báo lần thứ hai người bán không trả lời, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử.
5.2 Xử lý hóa đơn điện tử trong các trường hợp cụ thể
a) Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và cần cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn có sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất cứ thời điểm nào, nhưng không quá ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
b) Khi người bán đã lập hóa đơn và sau đó hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán sẽ hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
c) Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó phát hiện lại sai sót trong hóa đơn, người bán sẽ tiếp tục xử lý theo cách đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
d) Khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế về hóa đơn điện tử cần rà soát, người bán phải ghi rõ trong thông báo rằng đó là thông báo của cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót.
e) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không hủy hoặc thay thế.
f) Riêng với nội dung giá trị trên hóa đơn có sai sót, điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm) theo thực tế điều chỉnh.
VI. Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền
Trước đây, quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền chỉ có trong Thông tư 68/2019/TT-BTC. Tuy nhiên, Điều 8 của Thông Tư 78 đã bổ sung chi tiết hơn về việc này, bao gồm các điểm đáng chú ý sau:
6.1 Các chủ thể được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có thể được sử dụng bởi các chủ thể sau: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.
6.2 Nội dung của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền phải bao gồm các thông tin sau:
a) Thông tin về người bán gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.
b) Thông tin về người mua (nếu có yêu cầu) như mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế.
c) Thông tin về hàng hóa, dịch vụ bao gồm tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Nếu tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
d) Thời điểm lập hóa đơn.
e) Mã của cơ quan thuế.
6.3 Mã của cơ quan thuế và cấp mã tự động
Mã của cơ quan thuế sẽ được cấp tự động và theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh như đã nêu trong Đoạn 6.1 khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Mục tiêu là đảm bảo không trùng lắp mã.
6.4 Trách nhiệm của Tổng cục Thuế và việc sử dụng mã của cơ quan thuế
Điều 8.5(d) của Thông Tư 78 lần đầu tiên quy định rằng Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn triển khai việc sử dụng mã của cơ quan thuế cho những hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, nhằm th6. Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền
Trước đây, quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền chỉ có trong Thông tư 68/2019/TT-BTC. Tuy nhiên, Điều 8 của Thông Tư 78 đã bổ sung chi tiết hơn về việc này, bao gồm các điểm đáng chú ý sau:
VII. Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử
Thông Tư 78 đã quy định lộ trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử như sau:
7.1 Khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có khả năng về hạ tầng công nghệ thông tin được khuyến khích áp dụng quy định về hóa đơn và chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông Tư 78 và Nghị Định 123 trước ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử chỉ áp dụng đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh từ ngày 01/07/2022.
7.2 Trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy sau ngày 01/07/2022
a) Các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn khó khăn kinh tế – xã hội, đặc biệt khó khăn kinh tế – xã hội;
b) Các doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính, trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;
c) Hai đối tượng trên nếu không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế, có thể sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng. Tuy nhiên, cơ quan thuế sẽ có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.
d) Thời gian tối đa 12 tháng được tính từ ngày 01/07/2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động trước ngày 01/07/2022, hoặc kể từ thời điểm đăng ký sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022.
7.3 Tiếp tục sử dụng hóa đơn hiện có đến ngày 30/06/2022
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Thông Tư 78 được ban hành có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng từ ngày 17/09/2021 đến hết ngày 30/06/2022. Các thủ tục về hóa đơn sẽ tuân thủ quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử, cơ sở kinh doanh trên địa bàn có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Thông Tư 78 theo lộ trình được thông báo bởi cơ quan thuế. Trong trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy theo hình thức đã nêu, cơ sở kinh doanh sẽ gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế khi nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Các dữ liệu hóa đơn sẽ được cơ quan thuế tiếp nhận và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hóa đơn, cũng như được công bố trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để phục vụ việc tra cứu thông tin hóa đơn.
7.4 Hướng dẫn cho cơ sở kinh doanh mới thành lập
Đối với các cơ sở kinh doanh mới thành lập từ ngày 17/09/2021 đến hết ngày 30/06/2022, nếu cơ quan thuế thông báo rằng cơ sở kinh doanh nên áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị Định 123, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, Thông Tư số 68/2019/TT-BTC và Thông Tư 78, thì cơ sở kinh doanh sẽ tuân thủ hướng dẫn của cơ quan thuế.
Trong trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin nhưng vẫn sử dụng hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị Định 51 và Nghị Định 04, cơ sở kinh doanh sẽ gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế kèm theo việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
7.5 Sử dụng hóa đơn đã đặt in của cơ quan thuế
Hóa đơn của cơ quan thuế đã đặt in theo quy định tại Nghị Định 51 và Nghị Định 04, nếu có ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn giống với hướng dẫn tại Thông Tư 78 và nội dung phù hợp với quy định tại Nghị Định số 123, cơ quan thuế có thể sử dụng hóa đơn này để bán cho các đối tượng từ ngày 01/07/2022 theo quy định tại Điều 23 Nghị Định 123.
7.6 Xử lý hóa đơn đã lập theo quy định trước đó
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị Định 123 và Thông Tư 78, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót, người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Người bán sẽ thông báo cho cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) để thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế sẽ có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán sẽ ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý: Nội dung trên chỉ nhằm cung cấp thông tin và không được coi là tư vấn pháp luật. Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Luật sư của mình để được tư vấn về các vấn đề cụ thể.
Trên đây là một tóm tắt về Thông tư 78 và Nghị định 123 quy định về hóa đơn điện tử, một bước tiến quan trọng trong quản lý và sử dụng hóa đơn trong giao dịch kinh doanh. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, mà còn tạo ra nhiều lợi ích về môi trường, tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài chính.
Thông tư 78 và Nghị định 123 đã định rõ các điều kiện và quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Chúng tôi hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định mới này và sẵn sàng áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh của mình.
Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi mong muốn được đồng hành cùng bạn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
